Os aplicativos de Software-as-a-Service (SaaS) se tornaram ferramentas essenciais para promover a produtividade e a eficiência no local de trabalho. No entanto, adotá-los sem a supervisão adequada pode levar à desorganização, ineficiências de custo, problemas de conformidade e vulnerabilidades de segurança. Essa prática é conhecida como shadow IT e é uma preocupação crescente entre pequenas e médias empresas.
As soluções de descoberta de SaaS abordam esses desafios por meio de vários métodos de identificação, incluindo:
Extensão do navegador
Agentes
Logon único (SSO)
Corretor de segurança de acesso à nuvem (CASB)
Conectores de API
Verificação de e-mail
Neste artigo, você aprenderá sobre cada abordagem, bem como seus benefícios e potenciais desvantagens. Mas, primeiro, vamos estabelecer as bases e entender os fundamentos da descoberta de SaaS.
O que é SaaS Discovery?
A TI paralela preocupa 84% dos profissionais de TI de PMEs , e 29% das PMEs a listam como uma de suas três principais preocupações de segurança.Relatório de tendências de TI para PMEs do terceiro trimestre de 2024 da JumpCloud
Com o aumento de ferramentas e serviços baseados em nuvem, as empresas frequentemente se veem usando inúmeras ferramentas SaaS sem nenhuma supervisão de TI. Isso pode levar à proliferação de SaaS , onde os aplicativos são espalhados por diferentes departamentos, causando ineficiências, riscos de segurança, problemas de conformidade e custos desnecessários.
A descoberta de SaaS se refere ao processo de identificar e catalogar todos os aplicativos SaaS usados dentro de uma organização. Ela ajuda a lidar com a expansão de SaaS e a shadow IT formando uma lista definitiva de todas as ferramentas SaaS em uso.
Os principais objetivos da descoberta de SaaS incluem:
Inventariando aplicações
Avaliando padrões de uso
Avaliação de segurança e conformidade
Otimização de custos e melhor alocação de recursos
Melhorando a eficiência operacional
Quais são os benefícios da descoberta de SaaS?
Reduzindo custos desnecessários
Quando as empresas investem em SaaS sem supervisão central, muitos recursos de ferramentas acabam não sendo utilizados ou se sobrepondo em funcionalidade. Isso se traduz em desperdício de orçamento e ineficiências operacionais.
A descoberta de SaaS oferece uma visão abrangente de todos os aplicativos de software em uso e ajuda as equipes de TI a analisar os padrões de uso. Ao identificar quais ferramentas são redundantes e quais são subutilizadas, as empresas podem eliminar assinaturas de SaaS desnecessárias e realocar esses fundos para recursos mais impactantes. Além disso, esses insights detalhados sobre o uso e as despesas de software podem capacitar as empresas a negociar melhores acordos de SaaS com fornecedores e evitar compras excessivas. O resultado é uma economia substancial de custos e uso mais eficiente de recursos, garantindo que sua organização pague apenas pelo que realmente precisa.
Fortalecendo a segurança e a conformidade
O uso de aplicativos SaaS não autorizados e mal gerenciados pode levar a graves violações de segurança e de conformidade.
A descoberta de SaaS ajuda as equipes de TI a garantir que todos os aplicativos SaaS atendam aos padrões do setor, às políticas de segurança e aos requisitos regulatórios. Ao identificar softwares não aprovados ou de alto risco, as organizações podem abordar vulnerabilidades potenciais e manter a conformidade. No geral, a descoberta de SaaS reduz o risco de violações de dados e ajuda a construir confiança com as partes interessadas.
Se você está se perguntando quais riscos de segurança as ferramentas SaaS podem causar, leia também Principais riscos de segurança de SaaS .
Capacitando funcionários com ferramentas padronizadas
Os funcionários precisam de um grande número de ferramentas para realizar seu trabalho: mais de um quarto (28%) precisa de 11 ou mais ferramentas para gerenciar o ciclo de vida do trabalhador.Relatório de tendências de TI para PMEs do terceiro trimestre de 2024 da JumpCloud
A descoberta de SaaS fornece aos funcionários uma única fonte de verdade para aplicativos SaaS sancionados. Oferecer aos funcionários uma lista definitiva e finita dos aplicativos disponíveis a eles os capacita a gastar menos tempo navegando em várias ferramentas e mais tempo em suas tarefas principais. Isso melhora a eficiência do fluxo de trabalho, promove melhor colaboração e comunicação entre as equipes e fomenta um ambiente de trabalho coeso onde recursos e informações compartilhados são facilmente acessíveis.
Mais importante ainda, o método certo de descoberta de SaaS respeita a privacidade dos funcionários, concentrando-se em insights de uso de software sem comprometer dados pessoais.
6 métodos de descoberta de SaaS mais usados
1. Extensão do navegador
Extensões de navegador para descoberta de SaaS são extensões leves instaladas em navegadores da web que capturam interações de usuários em tempo real com domínios de SaaS. Os plug-ins de descoberta de SaaS monitoram todos os aplicativos de SaaS acessados pelo navegador, fornecendo uma visão completa das ferramentas baseadas na web. Eles rastreiam métricas de uso, como tempo gasto, endereço de e-mail/usuário, último acesso e outros insights.
Em comparação com outros métodos de descoberta de SaaS, a descoberta por meio de um plug-in de navegador proporciona uma instalação mais simples nos dispositivos dos usuários, sem a necessidade de alterações complexas de infraestrutura ou integração com sistemas externos.
Os plug-ins do navegador podem capturar dados do usuário conforme eles interagem com aplicativos SaaS, oferecendo visibilidade imediata dos padrões e tendências de uso atuais.
A visibilidade imediata e em tempo real oferecida pelas extensões pode ajudar as equipes de TI a tomar decisões proativas durante a descoberta de SaaS. Por exemplo, elas podem oferecer orientação aos funcionários ou avisá-los sobre o uso não autorizado de aplicativos.
As extensões de navegador oferecem uma ampla gama de descoberta de SaaS. Por exemplo, elas podem se estender a aplicativos acessados com endereços de e-mail pessoais, o que ainda pode representar ameaças à organização.
Desvantagens:
Preocupações com privacidade:
é uma prática recomendada comunicar claramente suas políticas relacionadas à coleta de dados para abordar as preocupações com a privacidade do usuário de forma eficaz.
Limitações:
As extensões do navegador não capturam ferramentas registradas em dispositivos móveis ou no modo anônimo.
2. Soluções de corretor de segurança de acesso à nuvem
Soluções de Cloud Access Security Broker (CASB) atuam como intermediárias entre usuários e serviços de nuvem, fornecendo visibilidade e controle centralizados sobre o uso de aplicativos SaaS. CASBs analisam o tráfego de rede para detectar e identificar aplicativos SaaS sendo acessados por usuários. Eles rastreiam atividades de usuários para descobrir shadow IT.
Desvantagens:
Tráfego criptografado:
se o tráfego for criptografado e seu CASB não tiver recursos de descriptografia, ele poderá não conseguir identificar determinados aplicativos.
VPNs:
usuários que acessam aplicativos SaaS via VPNs podem ignorar a detecção CASB.
Trabalho remoto/híbrido:
CASBs podem ser limitados em sua capacidade de detectar o uso de SaaS fora da rede corporativa. Isso significa que CASBs podem não ser capazes de descobrir todos os pontos cegos em organizações remotas e híbridas.
Configuração complexa:
Configurar e configurar soluções CASB pode ser complexo. A configuração geralmente requer experiência em TI e integração com a infraestrutura existente.
Custos elevados:
as soluções CASB têm custos significativos, incluindo taxas de licenciamento, despesas de implementação e manutenção contínua.
Dependência:
A eficácia pode depender das APIs fornecidas pelos fornecedores de SaaS. A visibilidade pode ser limitada se as APIs não oferecerem acesso abrangente aos dados.
3. Conectores de API
Os conectores de API integram-se com APIs de aplicativos SaaS para recuperar dados de uso e gerenciar controles de acesso centralmente. Eles fornecem insights detalhados sobre o uso do aplicativo, comportamento do usuário e padrões de acesso a dados.
Uma vantagem significativa é a capacidade de identificar aplicativos interconectados com outras plataformas SaaS. Os aplicativos SaaS se destacam ao alavancar APIs para integração perfeita. Os conectores de API desempenham um papel crucial na descoberta dessas conexões de aplicativo para aplicativo, ajudando as equipes de TI a identificar potenciais vulnerabilidades de segurança, monitorar o fluxo de dados e evitar acesso não autorizado ou violações de dados.
Desvantagens:
Aplicativos não listados:
aplicativos SaaS sem APIs disponíveis ou aqueles não integrados ao sistema de conectores permanecem desconhecidos.
Acesso limitado à API:
se um aplicativo SaaS não oferecer APIs abrangentes ou restringir o acesso, os conectores de API podem não capturar todos os dados necessários.
Dependência:
Conectores de API dependem muito da disponibilidade, confiabilidade e funcionalidade das APIs de fornecedores de SaaS. Alterações ou tempo de inatividade na disponibilidade da API podem impactar a coleta e análise de dados.
Consome muitos recursos:
requer recursos de desenvolvimento para criar, manter e atualizar conectores de API conforme os aplicativos SaaS mudam.
Visibilidade limitada:
dependendo dos recursos da API, certos aspectos do uso do SaaS podem não ser totalmente capturados, o que pode limitar a visibilidade dos cenários de uso.
4. Agentes
Agentes são componentes de software instalados em dispositivos endpoint para monitorar e relatar o uso do aplicativo SaaS diretamente do dispositivo do usuário. Eles coletam dados sobre o uso do aplicativo, comportamento do usuário e interações do dispositivo.
Desvantagens:
Específico do dispositivo:
os agentes são limitados aos dispositivos nos quais estão instalados, portanto, podem perder o uso de SaaS em dispositivos pessoais ou não gerenciados.
Consumo intensivo de recursos:
os agentes consomem recursos do sistema, como CPU, memória e largura de banda da rede, o que pode afetar o desempenho do dispositivo.
Instalação e gerenciamento:
Ter agentes em uma variedade de ambientes de endpoint (como desktops, laptops, dispositivos móveis) pode ser complexo e consumir muitos recursos.
Resistência do usuário:
os usuários podem perceber que os agentes são intrusivos ou afetam o desempenho do dispositivo, afetando sua disposição de cumprir os esforços de monitoramento.
5. Login único (SSO)
As soluções SSO simplificam a autenticação e o gerenciamento de acesso para vários aplicativos SaaS, permitindo que os usuários façam login com um único conjunto de credenciais. Essas soluções impõem políticas de autenticação consistentes em todos os aplicativos SaaS integrados. Isso simplifica o acesso do usuário e fornece visibilidade centralizada e controle do acesso do usuário aos aplicativos SaaS.
As ferramentas SSO geram logs de todos os eventos de autenticação, fornecendo um registro claro de quais aplicativos SaaS são acessados pelos usuários.
Desvantagens:
Aplicativos não SSO:
aplicativos SaaS que não oferecem suporte a SSO ou não estão integrados ao sistema SSO não serão capturados, deixando pontos cegos.
Adoção inconsistente de SSO:
os usuários podem ignorar o SSO para determinados aplicativos, especialmente se a experiência do usuário for complicada.
Insights limitados sobre comportamento:
os logs de SSO fornecem dados de acesso, mas podem não oferecer insights detalhados sobre como os aplicativos estão sendo usados além dos eventos de login.
6. Verificação de e-mail
A varredura de e-mail envolve analisar comunicações de e-mail e metadados para detectar e identificar aplicativos SaaS sendo usados dentro de uma organização. Este método analisa cabeçalhos de e-mail, nomes de domínio e conteúdo para descobrir ferramentas SaaS com as quais os funcionários interagem por e-mail.
Análise de domínio:
Por exemplo, e-mails enviados ou recebidos de “@saasvendor.com” podem indicar o uso de uma ferramenta SaaS.
Inspeção de anexos e links:
analisar anexos de e-mail e links incorporados pode revelar interações com aplicativos SaaS, como serviços de compartilhamento de documentos ou ferramentas de gerenciamento de projetos.
E-mails de assinatura e notificação:
o monitoramento de confirmações de assinatura, e-mails de criação de conta e notificações pode ajudar a identificar novas inscrições de SaaS.
Desvantagens:
Preocupações com privacidade:
a verificação do conteúdo de e-mails levanta questões significativas de privacidade, exigindo políticas rígidas e consentimento do usuário para evitar violações de regulamentos de privacidade e da confiança dos funcionários.
Visibilidade limitada:
Este método captura apenas aplicativos Saas que geram comunicação por e-mail. Aplicativos que não enviam e-mails ou cujas comunicações não são capturadas na varredura serão perdidos.
Limitações de escopo:
Este método não pode rastrear inscrições ou uso em ferramentas críticas por meio de endereços de e-mail pessoais.
Descoberta e gerenciamento de SaaS com JumpCloud
A JumpCloud utiliza sua extensão de navegador JumpCloud Go ™ para identificar os logins SaaS dos usuários, garantindo o equilíbrio ideal entre descoberta abrangente e privacidade do usuário.
Como funciona:
Configuração simples e remota:
o JumpCloud Go suporta implantação remota, permitindo que os administradores de TI implementem a extensão para todos os usuários, independentemente de sua localização. Isso é particularmente benéfico para organizações com uma força de trabalho remota ou distribuída.
Privacidade em primeiro lugar:
O processo de descoberta respeita e protege a privacidade dos funcionários. Ele nunca salva ou analisa o histórico do navegador do usuário.
Insights rápidos e precisos:
a extensão fornece insights rápidos e precisos sobre o uso de aplicativos SaaS em tempo real, proporcionando visibilidade imediata, análises detalhadas e identificação rápida de TI paralela.
Super fácil de usar:
o JumpCloud Go permite que os administradores sugiram alternativas autorizadas para aplicativos SaaS não aprovados para manter os fluxos de trabalho fluindo sem problemas.
Avisar ou bloquear acesso não autorizado:
os administradores podem configurar a ferramenta para exibir um aviso aos funcionários ou bloquear completamente o acesso quando eles visitarem um domínio SaaS não autorizado.
Licenças SaaS de limpeza de primavera:
o JumpCloud Go rastreia todas as informações de sua assinatura SaaS em um só lugar para identificar ferramentas sobrepostas e subutilizadas e reduzir os gastos gerais com SaaS.
A JumpCloud garante que as equipes de TI tenham total visibilidade e controle sobre quais ferramentas SaaS os funcionários estão assinando, bem como insights e tendências de uso. Você pode encontrar respostas para suas perguntas relacionadas a SaaS como:
Os funcionários estão usando ferramentas de IA não autorizadas, como o ChatGPT (que pode colocar seus dados confidenciais em risco)?
Sua equipe de conteúdo está usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos diferente do restante da organização?
Sua equipe de vendas está adotando um software de CRM não autorizado, potencialmente colocando em risco a segurança dos dados?
Seus dados podem estar espalhados por território SaaS desconhecido.
Vamos descobrir o quadro completo juntos?
Vem falar com a gente na MacSolution!
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